Pour vous connecter, il est nécessaire de renseigner les champs suivants :

• L’id de votre société (qui est votre numéro client).
• Le nom d’utilisateur. Celui-ci doit vous être fourni par votre responsable d’exploitation.
• Le mot de passe. Celui-ci doit vous être fourni par votre responsable d’exploitation.
• L’interrupteur de sous-traitance. Dans le cas de la sous-traitance, l’identifiant de la société reste le même mais les identifiants de connexions sont ceux fournis par votre donneur d’ordre.

- Une connexion internet est obligatoire pour récupérer la liste des nouveaux déménagements. Veillez à accepter la notification de demande de découverte de réseau. Sans acceptation, l’application ne pourra pas fonctionner.

- Votre localisation est utilisée lors du calcul des itinéraires, veillez à accepter la notification de demande de géolocalisation. Sans acceptation, la gestion des itinéraires ne pourra pas fonctionner.

Une fois la connexion effectuée, la fenêtre du tableau de bord s’affiche.

Le tableau de bord se découpe en 3 zones :

• La zone des déménagements.

Cette zone cliquable vous permet de vous donner le nombre de déménagements du jour. Lors du clic sur cette zone, le planning s’affiche.

• La zone de gestion des heures.

Cette zone vous permet de visualiser le récapitulatif des heures entrées au fil du déménagement pour l’équipe. Elle permet aussi de venir ajouter/modifier des heures si les personnels avaient oublié de déclencher les tâches.

• La zone de configuration.

Cette zone permet d’ajuster certains réglages dans votre application comme le choix du thème visuel (clair ou sombre).

• Le solde de jetons.

Sur la partie basse de la fenêtre se trouve le solde de jetons restants. Si le solde est à 0, l’envoi des exemplaires de lettre de voiture sera indisponible. Prenez contact avec votre responsable d’exploitation afin de recharger le solde de jetons auprès de CREAGICIEL.

• Un bouton de déconnexion.

Ce bouton vous permet de déconnecter l’application. Lors de la mise en arrière-plan de l’application, la déconnexion sera automatique au bout de 30mn. Il faudra alors vous reconnecter à l’application.

• Un bouton de documentation.

La présente documentation est disponible dans l’application lors du clic sur ce bouton.

En mode sous-traitant, la gestion des heures est indisponible

La fenêtre de configuration vous permet :

• La modification du thème de l’application (clair / sombre),
• Le paramétrage des adresses email et signatures pour l’envoi des documents,
• La gestion du nombre de jours de récupération.

Par défaut, le thème automatique est sélectionné. Celui-ci reprend le thème par défaut de l’appareil.

Le thème sélectionné est appliqué tout de suite puis enregistré lors de la fermeture de la fenêtre avec le bouton valider.

La fenêtre vous propose alors de choisir l’adresse d’expédition ainsi que le texte. Par défaut, le même texte est envoyé pour chaque type de document (Ordre de mission, LV chargement, LV livraison) mais vous avez la possibilité de choisir un texte par type de document.

Pour cela, il suffit de cocher la case « Texte différent pour chaque type de doc. » afin d’afficher le type de signature pour chaque document.

Les informations sont alors sauvegardées au moment de la fermeture de la fenêtre.

En mode sous-traitant, la gestion des mails est indisponible. Elle est gérée par votre donneur d’ordre.

Par défaut, le logiciel récupère les déménagements du jour. Il est possible de définir une plage de dates afin d’anticiper la récupération des déménagements. Cela peut être pratique pour les personnes effectuant leurs lettres de voiture le vendredi pour le lundi.

Il est possible de récupérer jusqu’à une semaine de déménagements. Ce réglage est enregistré et peut être modifié à n’importe quel moment.

Une fois connecté, vous arrivez directement sur le planning du jour. Les déménagements sont alors affichés dans la fenêtre en respectant la norme des couleurs définie dans CREAGIDEM. Cela vous permet donc de visualiser rapidement le type de déménagement dans la journée (urbain, routier, etc…)

Vous pouvez naviguer dans ce planning en glissant vers la droite ou la gauche.

Dans chaque déménagement, un petit pictogramme est présent dans le coin supérieur droit afin de visualiser la planification du déménagement.

•             Représente un déménagement sur une journée. Chargement et livraison le même jour.
•            Représente un chargement de déménagement
•            Représente une livraison de déménagement

Chaque déménagement comporte dans sa partie inférieure droite une série d’icônes. Ces icônes représentent l’avancement de chaque déménagement. Lorsqu’un document est envoyé et signé par email, une coche verte apparait afin de valider l’opération. Cela vous permet de savoir facilement l’avancement de votre chantier dès le planning.

Les lettres affichées sont les suivantes :

• O pour Ordre de mission,
• C pour Chargement,
• L pour Livraison,
• H pour Heures.

La lettre de voiture dématérialisée vous permet d’accéder, en consultation, à toutes les informations que vous fournit en temps normal le document physique.

La gestion des lettres de voiture se découpe en 5 parties :

• Général : Ici sont rassemblées les informations du déménagement (Société, catégorie, client, adresse etc…).

• Ordre de mission : Toutes les informations de l’ordre de mission sont rassemblées dans cet onglet. Cette étape vous permet d’éditer l’ordre de mission signé par le client et le chef d’équipe.

• Chargement : Les informations concernant le chargement sont rassemblées ici. Détails du devis, montants restants dû, etc… Cette étape vous permet d’éditer l’exemplaire chargement de la lettre de voiture signé par le client et le chef d’équipe.

• Livraison : Les informations concernant la livraison sont rassemblées ici. C’est dans cette partie que les réserves (client / chef d’équipe) sont émises. Cette étape vous permet d’éditer l’exemplaire livraison de la lettre de voiture signé par le client et le chef d’équipe.

• Heures : Permet une gestion des heures pendant le déménagement. Ces détails seront expliqués dans le chapitre suivant.

La flèche en haut à gauche permet de retourner sur le planning.

La partie haute de cette fenêtre reprend les informations du client ainsi que du déménagement.

L’email enregistré dans la fiche du client est aussi affiché. C’est l’adresse email qui sera utilisée pour l’envoi des fichiers PDF.

Vous pouvez venir modifier ces informations en cliquant sur l’icône .

L’adresse email passe alors en rouge pour signaler qu’elle est en modification. Une fois les modifications effectuées, il suffit de cliquer sur l’icône  pour valider les modifications. Ces informations seront enregistrées dans le client.

Le descriptif de la catégorie du déménagement est aussi disponible. Cela vous permet de vérifier ce qui est prévu pour ce déménagement. La visualisation de la catégorie se fait en cliquant sur l’icône .

Une fenêtre s’ouvre alors reprenant les informations contenues dans la catégorie. La prise en charge des catégories spécifiques est aussi gérée. L’information de la présence d’une catégorie spécifique s’affichant comme dans CREAGIDEM, à savoir avec une étoile (*) avant le titre de la catégorie.

Dans la partie basse de la fenêtre, les informations sont réparties en 3 onglets :

• Un onglet chargement reprenant les informations au chargement de ce déménagement,
• Un onglet livraison reprenant les informations à la livraison de ce déménagement,
• Un onglet véhicules listant les véhicules qui ont été affectés à ce déménagement dans l’exploitation.

Un itinéraire est également disponible en cliquant sur l’icône .

Le calcul de l’itinéraire sera effectué en fonction de votre position GPS pour le point de départ et l’adresse (chargement ou livraison) pour le point d’arrivée. L’application GPS par défaut de votre tablette s’ouvrira alors pour vous indiquer l’itinéraire.

Lors d’un contrôle de Police, vous avez la possibilité de générer l’ensemble des exemplaires de la lettre de voiture en cliquant sur l’icône  situé en haut à droite de la fenêtre.

La fonction d’envoi par mail est alors désactivée car la lettre de voiture est uniquement en consultation.

Si des signatures ou des réserves ont déjà été émises, elles sont alors affichées sur les exemplaires.

Cette fenêtre reprend les informations de l’ordre de mission. Elle va vous permettre de voir les instructions qui ont été entrées en exploitation, l’équipe affectée, etc…

• Une liste du personnel attribué au déménagement (Chef d’équipe, chauffeur, déménageur(s))
• Une liste du matériel à récupérer (carton, sangles etc…)
• 2 onglets :
  • Instructions : Liste des instructions renseignées lors de l’exploitation du déménagement.
  • Dommages : Saisie des dommages constatés avant le chargement.

Il est possible de faire signer cet ordre de mission par le client et le chef d’équipe afin qu’il soit généré et envoyé au client.

Les signatures sont obligatoires pour générer l’ordre de mission qui sera envoyé au client.

Une fois qu’une des signatures est apposée, le champ de saisie des dommages avant chargement devient grisé afin d’éviter la modification.

Pour faire signer le client et le chef d’équipe, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Une fenêtre s’ouvre alors et une zone de signature apparaît. La personne peut alors signer au doigt et valider afin d’enregistrer la signature.

Il est possible d’effacer une signature si elle n’a pas été enregistrée auparavant. Il n’est cependant pas possible d’enregistrer une signature vide.

Une fois les signatures enregistrées, la génération de l’ordre de mission s’effectue en cliquant sur le bouton correspondant. Le fichier est alors généré et affiché sur la tablette.

Dans le coin supérieur droit de la fenêtre, une icône est affichée et permet l’envoi du fichier au client. Elle diffère selon le système d’exploitation :

• L’icône  pour les systèmes IOS
• L’icône  Pour les systèmes Android

Lors de l’appui sur cette icône, une confirmation de l’adresse mail est affichée pour vous assurer de la bonne adresse mail avec le client. Si toutefois, vous souhaitez changer l’adresse, vous devez la modifier dans la partie « Général » vue plus haut.

L’envoi de ce fichier affiche une coche verte au-dessus du bouton de génération et bloque un nouvel envoi du même fichier.

Les fichiers générés sont signés numériquement par un certificat. Cela rend les fichiers authentiques et non falsifiables.

Cette fenêtre reprend l’ensemble des informations contractuelles de la partie Chargement de la lettre de voiture.

Le principe de signature et d’envoi de fichier est le même que celui évoqué ci-dessus

Cette fenêtre va permettre au client et au chef d’équipe d’émettre ou non des réserves à la livraison.

Elle est donc répartie en 2 onglets :

• Les observations du client,
• Les observations du chef d’équipe (ou représentant).

Le fait de cocher la case « avec réserves détaillées ci-dessous » de l’onglet Client ou la case « Je conteste les réserves du client » de l’onglet chef d’équipe fait apparaître en dessous de celle-ci un cadre ou les réserves/commentaires peuvent être notés.

Une fois les réserves émises et signées, les champs correspondants deviennent grisés car signés.

Le principe de signature et d’envoi de fichier est le même que celui évoqué ci-dessus.

Lors de la gestion de votre déménagement, il est possible de gérer les heures des déménageurs en « temps réel ». Cela permet d’affecter à chaque personne de l’équipe, les mêmes nombres d’heures pour le même type de tâche.

Pour afficher les heures du déménagement en cours, il suffit de cliquer sur la dernière icône

Pour déclencher une tâche, cliquer simplement sur le type de tâche. La tâche sélectionnée s’affiche alors en indiquant l’heure de début de celle-ci.

Pour terminer une tâche et passer à la suivante, il suffit juste de cliquer sur la tâche suivante. Cela aura pour effet de finir la tâche précédente, en calculant la durée de cette tâche, puis de démarrer la nouvelle.

Le fil de tâches de la journée s’alimente alors au fil de l’eau et vous permet de gérer vos heures en temps réel.

A la fin du chantier, il est nécessaire de terminer le chantier pour clôturer la saisie des heures.

Une fois le chantier terminé, il n’est plus possible d’ajouter des heures par cette fenêtre, vous devez utiliser la gestion manuelle des heures disponible sur votre tableau de bord. Voir ci-dessous.

La saisie manuelle des heures vous permet d’éditer les heures entrées lors du déménagement et/ou ajouter des heures qui auraient été oubliées par les déménageurs.

Cette saisie s’effectue dans votre tableau de bord en cliquant sur l’icône « Gestion du temps de travail du jour ».

Lors de l’ouverture de la fenêtre, vous retrouvez un tableau récapitulatif des totaux de chaque tâche :

• Conduite (ou accompagnement pour les autres déménageurs),
• Travail,
• Pause.

Les heures de chaque déménagement sont affichées. Il est possible de réduire la liste des déménageurs en cliquant sur la partie bleue.

Par défaut, le mode « équipe » est activé ; cela affecte les heures du chef d’équipe à l’ensemble du reste de l’équipe.

Si vous souhaitez ajouter/modifier des heures, il suffit de désactiver le mode équipe pour pouvoir sélectionner le déménageur concerné. Il suffit alors de cliquer sur le déménageur concerné pour afficher le détail de ses heures.

Cette fenêtre reprend le détail des heures du déménagement. La différence étant que vous pouvez ici ajouter/modifier une étape.

L’ajout d’une étape supplémentaire se fait en cliquant sur le bouton .

Une fenêtre s’ouvre alors avec 3 éléments :

• Le type de tâche,
• L’heure de début de la tâche, (au format hh :mm)
• L’heure de fin de la tâche. (au format hh :mm)

Pour entrer une tâche, il suffit alors de choisir un type (conduite, travail ou pause), d’ajouter l’heure de début puis l’heure de fin et de valider.

La tâche sera alors actualisée pour ce déménageur et les totaux réactualisés.

La saisie des heures est libre, elles peuvent donc se chevaucher et aucune vérification n’est effectuée, pensez donc à bien les vérifier. Les ajouts de tâches sont tracés en vue de vérifications par l’exploitant.

La modification d’une étape se fait grâce à un appui long sur la tâche à modifier. La fenêtre s’ouvre, reprenant les informations déjà saisies et peuvent donc être modifiées.

Il suffit de valider pour effectuer les modifications de la tâche sélectionnée.

La modification des heures est libre, elles peuvent donc se chevaucher et aucune vérification n’est effectuée, pensez donc à bien les vérifier. Les ajouts de tâches sont tracés en vue de vérifications par l’exploitant.

Le renvoi des heures vers CREAGIDEM se fait depuis la fenêtre récapitulative en cliquant sur le bouton .

Le fait d’envoyer les heures, et donc de clôturer le chantier provoque l’effacement des signatures pour des raisons de confidentialité. Une fenêtre de confirmation est alors affichée pour vous prévenir de cela.

Une fois l’opération terminée, le bouton d’envoi devient grisé avec le terme « Heures envoyées ». Plus aucune saisie ne peut alors être effectuée.